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フリーメールをビジネスで使っている会社は注意が必要&おすすめしません!

仕事用にフリーメールはおすすめしません

こんにちは。

宮崎県延岡市でパソコン・ITサポートを行なっている、micataの進藤です。

ビジネスで以下のようなフリーのメールサービスを使用している個人事業主や、業務で従業員に使用させている企業様はいませんか?

  • ○○@yahoo.co.jp
  • ○○@gmail.com
  • ○○@hotmail.com
フリーメールとは?
フリーメールとは、だれでも自由に無料でアドレスを取得できるメールサービスです。代表的なサービスに、

  • Yahoo!メール
  • Gmail
  • Outlook.com(旧Hotmail)
  • Exciteメール
  • AOLメール

などがあります。

このようなフリーメールをビジネスで使用することは、IT管理や社内管理の甘さを公言しているようなものです。

また会社の信用度を下げるリスクがあるのでおすすめしません。

ここではその理由と対策について紹介します。

ビジネスでフリーメールを使うのがNGな理由

ビジネスにおいて、なぜ個人事業主(フリーランス)や企業がフリーメールを使うことをおすすめしないのか。

それは、

  • 情報セキュリティのリスクがある
  • サービスが終了したら使えなくなる
  • 信用を失うリスクがある

このような理由からです。具体的に説明します。

情報セキュリティのリスクがある

私がホームページを作らせていただいた、ある企業(社員が数十名いる)の業務用メールアドレスがYahoo!メールということがありました。

従業員がYahoo!のホームページにログインして、メールの送信や受信を行なっているのです。

この状況どうでしょう?

Yahooのログインパスワードさえ分かれば、誰でも簡単にメールの内容を知ることができてしまうのです。

これってセキュリティ的によろしくないですよね。

不特定多数でパソコンを使いまわす、誰でも簡単にメールの内容が見れる、送受信できるような状況では、情報が洩れるリスクが高いので注意が必要です。

またフリーメールを使っている会社は、パスワードが複雑でない、忘れないようにパソコンに付箋で貼っているのをよく目にします。

これだと第三者に悪用される可能性もありますので、きちんと対策をしておくべきですね。

サービス運営側が情報を流出するリスクもある

フリーメールを使っている会社側がパスワード管理など気をつけていても、サービス運営側が情報漏洩する可能性もあります。

以前、大手のYahoo!JAPANのサーバーが狙われて、2,200万件のYahoo! JAPAN IDが流出した事件がありました。

メールではありませんが、Facebookでも情報流失がありましたよね。

このようにサービス運営側の情報流失リスクもあるので、ビジネスにおいてフリーメールを使用することはおすすめしません。

サービスが終了したら使えなくなる

Yahoo!メールもGmailもサービスに依存しているということは、その会社がなくなる、サービスが終了したら終わり。大事なメールも無くなってしまいます。

もちろんサービス終了前に、これまでの送受信データなどは移行するでしょうが、メールアドレスが変更になったことを取引先に教える手間も必要になります。

使う側は無料でサービスを提供してもらっているので、万が一サービスが終わっても文句が言えないのです。

やり取りの遅れや機会損失につながる可能性がある

フリーメールによってはうまく受信ができないサービスもありますし、セキュリティ(サーバーやファイアーウォールなど)でブロックしている企業もあります。

また使い捨てアドレスとして使用されることも多いため、メーラーがスパム判定して迷惑メールフォルダに入れることもあるんですね。

もしかすると先方が迷惑メールと勘違いしてゴミ箱に入れる可能性もあるかもしれません。

その場合どのような影響があるか?

送ったはずのメールが届いていないなど、業務の遅れや機会損失につながる可能性があります。

そうなると会社の信用を落とすことにもなりかねませんよね。

このように仕事用でフリーメールを使うことは、会社のIT管理の甘さを公言しているようなものですし、さまざまなリスクやデメリットがあります。

正直、わたしだったらフリーメールを使っている会社には、こちらの個人情報を渡したくないです。

ビジネスでフリーメールを使うべきでない理由まとめ
  • 情報漏洩などセキュリティリスクが高い
  • サービスが終わると使えなくなる
  • 会社の信用を失う恐れがある

プロバイダのメールアドレスはどうなの?

Yahoo!メールなどフリーメールはビジネスでは使うべきではないことはお伝えしました。

ではプロバイダのメールアドレスはどうでしょうか?

例えば、

  • ○○@○○.biglobe.ne.jp
  • ○○@○○.ocn.ne.jp
  • ○○@○○.plala.or.jp

このようなメールアドレスです。使用している企業も多いですよね。

こちらはプロバイダ契約に付属していたり、有料で契約するものなので、信頼やセキュリティにおいてフリーメールより良いことは確かです。しかしデメリットもあります。

プロバイダを変更したら使えなくなるリスクがある

こちらはあくまでもプロバイダのドメイン(名前)を使用するメールアドレスなので、プロバイダを解約したら使えなくなります。

もちろんプロバイダ自体がなくなったら当然メールも使えなくなるリスクもあるわけです。

フリーメールよりも信頼性などは高いですが、やはり使えなくなるというリスクはあるのでおすすめはしません。

では、ビジネスでメールを使用する場合、どうするのがベストなのでしょうか?

ビジネス用で使うメールアドレスは会社専用のドメインを取得するのがおすすめ

答えはズバリ、会社専用の独自ドメインを取得することです。

独自ドメインとは、インターネット上の会社の住所と思ってもらえれば結構です。

  • Yahoo!JAPAN:yahoo.co.jp
  • Facebook:facebook.com
  • Apple:apple.com

など。

わたしの場合だと「micata-you.com」となります。

このように「○○.com」や「○○.co.jp」など「○○」の部分を好きな英数字で決めることができます。

またドメインはインターネット上の住所のため、他のドメインと同じ名前は使えません。

つまりあなたのドメインは世界に1つだけのものとなります。

独自ドメインでメールを使うメリット

では具体的にビジネスで独自ドメインのメールを使うメリットについて紹介します。

セキュリティが安心

独自ドメインを提供しているサービスは、ウイルスチェックや迷惑メールを検知する機能が付いているのでセキュリティが高まります。

またメールアドレスごとにパスワードの管理や、メールボックスの容量も自由に決めることができるので、管理しやすいというメリットもあります。

会社の信頼性があがる

自社用にわざわざドメインを取得してメールアドレスを作成し、管理しているわけですからIT管理がしっかりしている印象を与えることができます。

もしあなたがもらった名刺に書かれてあるメールアドレスが、Yahooのようなフリーメールと独自ドメインだったらどちらがIT意識が高いと感じますか?

後者ですよね。

またドメインを社名にしたり、覚えやすいものにすることでブランディングにも役立ちます。

用途や従業員ごとにメールアドレスを作成できる

独自ドメインであればメールアドレスをたくさん(サービス会社によって異なりますが、数十〜無制限)作ることができます。

例えばabc.comというドメインを取得した場合、以下のように好きな文字でアドレスを作れます。

  • ○○@abc.com
  • □□@abc.com
  • △△@abc.com

従業員一人ひとりに割り当てたり、部署ごとに作るなど柔軟に対応できるため、メールアドレスを使いまわす必要がなくなります。

サービス会社がなくなってもドメイン移管できる

フリーメールやプロバイダはサービスがなくなったら、メールアドレスも使えなくなります。

しかし、独自ドメインは取得したサービス会社がなくなってもドメインを移行することができるので安心です。

独自ドメインはサーバーとセットで取得する

ここで1つだけ注意点を。独自ドメインは取得しただけではメールは使用できません。

ドメインはあくまでもインターネット上の会社の住所なので、メールのデータを保存するための場所が別途必要となります。

その場所を提供しているのがサーバー(サーバーを借りるのでレンタルサーバーとも言います)です。

通常、ドメインを提供しているサービスがサーバーも提供しているため一緒に契約すればOK。

あとは取得したドメインで好きなメールアドレスを作成して、Windows LiveメールやOutlook、iPhoneなどで送受信する設定をします。

まとめ

フリーメールをビジネス用のメールとして使用すると、

  • 情報漏洩などセキュリティリスクが高い
  • サービスが終わると使えなくなる
  • 会社の信用を失う恐れがある

このようなデメリットがあります。

そのため、 独自ドメインを取得して、それをビジネス専用のメールとして使うのがおすすめです。

メリットとして、

  • セキュリティが高くなる
  • 会社の信頼性があがる
  • 用途や従業員ごとにメールアドレスを作成できる
  • メールアドレスはそのままで自由に移行できる

このようなことが挙げられます。

それと最後に気になる料金ですが、ドメインの種類(.com/.org/.net/.co.jp/.or.jp/.ne.jpなど)や提供サービス会社によって異なりますが、サーバーとセットで月額換算わずか300円くらい〜で使えます。

コスト的にはそんなに高くないので、フリーメールアドレスをビジネスで使用している個人事業主や会社の方は、ぜひドメインを取得してそれで運用することをおすすめします。

micataでは、ドメインの取得からサーバーの設定、メールの送受信設定まで行なっておりますので、お気軽にご相談ください。

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