お客様への導入事例が多いためご紹介いたします。
これまでは、
- メールで請求書や領収書をPDFなどで受け取る⇒印刷して保管
- インターネットで商品を購入⇒管理画面やメールに添付された領収書等のデータをダウンロードして印刷
このようなことを当たり前にされていた個人事業主や企業は多いと思います。
しかし、2022年1月1日から電子取引とされるメールで受け取った請求書や領収書など、インターネットで購入した商品の領収書などの書類は印刷して保管することができなくなったのをご存じですか？
任意じゃなくて義務化です！
ペーパーレス化と言われていますが、それが一気に進むような法案ですね。
※2023年12月31日までの間に電子保存に対応できない事情があると税務署長が認め、かつ出力書面での提出等に応じることができる場合は出力書面での保存も認められますが、それでも令和6年（2024年）1月から電子取引データの紙保存はNG、電子保存が義務化になるので早めに対応しておいたほうが良いです。
全事業者が知っておくべき電子帳簿保存法について
電子帳簿保存法とは経理のデジタル化に向け、紙での保存が義務付けられている国税関係の帳簿書類を電子データで保存することを認める法律です。
これまでは、仕分けや総勘定元帳、貸借対照表といった書類や請求書、領収書などを紙で保存されている企業も多いと思いますが、帳簿書類の保存期間は、法人の場合7年間ですから保管する場所も大変だと思います。
それが、電子取引（メールやWebサイトから電子的に授受した書類）に関しては、紙ではなく電子保存が義務化になるので保管場所の解消にはなりますが、保存のルールや方法をしっかり把握しておかないと大変です。
電子取引データの保存要件
メールで受領した請求書や、ネットショッピングサイトで発行された領収書などの電子取引データは、会計ソフトなどのシステムに保存するか、PDFなどのデータとしてパソコン内やHDD等にデータとして保存が必要です。
その際の保存要件は以下。
1. 改ざん防止のための措置をとる
保存している電子データの数字を書き換えたり、削除をするなど改ざんできては意味がありません。
そこで以下の措置のいずれかを行うことが要件として求められています。
- タイムスタンプの付与
- 訂正・削除の履歴を残す
- 訂正・削除できないシステムの利用
- 改ざん防止の事務処理規程を定める
タイムスタンプの付与、訂正・削除のログ管理については会計ソフトや専用のソフトを導入することで対応が可能です。
しかし、新たにシステムを導入するのが難しい場合は、改ざん防止の事務処理規程を定めればそれらのシステムは必要ありません。
無理に高額なシステムを入れる必要はありませんので、そういった営業にはご注意を。
改ざん防止の事務処理規程については、国税庁のホームページに各種規程等のサンプルがありますので、それを参考に作成すれば良いでしょう。
2. 取引年月日・取引先・取引⾦額で検索できるようにする
例えば、請求書のPDFファイル名を、「20220414_合同会社micata_100,000」のように取引年月日・取引先・取引⾦額が一目でわかり、検索したときにすぐにヒットするような状態にする。
または、以下のようにエクセルなどの表で取引年月日・取引先・取引⾦額の見出しを付けた索引簿を作ってもOKです。
| 連番 | 取引年月日 | 取引先 | 取引金額 | 備考 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 20220401 | 株式会社〇〇 | 110,000 | 請求書 |
| 2 | 20220405 | 株式会社△△ | 50,000 | 注文書 |
| 3 | 20220413 | 株式会社□□ | 300,000 | 領収書 |
弊社ではエクセル管理は面倒なので、PDFファイル名を簡単につけるツールを利用して、フォルダ管理しております。
例えば、名前を変更したいPDFファイルを選択し、カレンダーから日付を選択、取引先一覧から取引先を選択、請求書や領収書など書類の種類を選択、金額を入力、あとは保存先を選択すれば自動でっファイル名をリネームしてくれます。
これだと誰でも簡単にルールに基づいてファイルの保存ができます。
3. 画面・書面にて速やかに出力できるようにしておく
保存してあるデータをパソコンで閲覧したり、プリンターから出力できるようにしておく必要もあります。
通常はパソコンでデータ管理すると思うので、ここはあまり意識しなくても大丈夫ですかね。
電子データの保存先とバックアップの重要性
会計ソフトなどのシステムを使われている場合、PDFなどのデータで保存しておく期間は7年間です。
請求書などのPDFデータを7年間も保存するとなると、それだけの保存容量が必要になりますし、何よりパソコンの故障等でそのデータがなくならないようにしておくことが重要です。
保存方法は、
- USBメモリやDVDなどの外部記憶媒体
- 外付けHDD
- ネットワークHDD（NAS）
- ファイルサーバー
- クラウドストレージ
いろいろありますが、安全に7年間保存できるような方法を選ぶべきですね。
まとめ
電子保存に対応できない事情があると税務署長が認めた場合を除き、2022年1月1日から電子取引データの電子保存が義務化されました。
電子取引における電子データ保存の義務化が2023年12月31日をもって宥恕期間が終了するため、2024年1月1日から全事業者で対応が必要です。
これまでメール受け取った請求書やAmazonなどの購入履歴からデータをダウンロードして紙に印刷して保管などされていた方は、紙ではなくPDFなどのデータ保管が必須です。
もし始められていない方は、早めに取り掛かっておきましょう。
また、電子データに関連して改ざん等の不正があった場合には、青色申告の取り消しや通常の重加算税の税率にさらに10％が加重されるなどの罰則もありますので、しっかりと内容を把握しておくことが大切です。
保存の仕方やベストな保存方法が分からな場合は、お気軽にご相談ください。